Voluntarios

Los festivales se llevan a cabo gracias a un equipo de voluntarios que se encargan de una gran parte del trabajo. Los voluntarios prueban todo una o dos veces antes del evento, llegan al lugar donde se va a producir unos días antes para ayudar a montar las instalaciones, y se marchan un par de días después una vez desmontado todo el equipo y despejado la zona. Durante el festival los voluntarios llevan a cabo tareas de limpieza, suministro de agua, ayudan a los asistentes a orientarse y otras tareas que son vitales. Los voluntarios no están en servicio las 24 horas del dia los 7 dias de la semana. Tienen descansos y se les permite asistir a los espectáculos gratis como recompensa al duro trabajo que llevan a cabo. La experiencia aporta un gran conocimiento de lo que conlleva un importante acontecimiento público y se puede comparar con las prácticas para futuros organizadores de eventos. A los voluntarios se les suele acomodar en tiendas en una zona aparte y cuentan con instalaciones de baños. En la mayoría de los festivales se les facilitan vales para comida y bebida.

Zona de Prensa

La presencia de los medios es muy importante para la promoción y publicidad de los festivales, por lo tanto es muy importante facilitar a la prensa una zona como parte intrínseca de la instalación de cualquier festival.

La prensa acreditada necesita tener acceso a la electricidad para recargar sus equipos, desde cámaras a computadoras portátiles y grabadoras. Asimismo, el acceso a internet es una necesidad moderna para que los periodistas puedan enviar sus artículos y fotos a sus editores o enviar el contenido directamente a un sistema central para que no haya demora en tener la última información en el dominio público.

Una zona de prensa bien equipada deberá tener salas donde los periodistas puedan entrevistar a los artistas del festival y contará con un quiosco donde se sirvan gratis pequeños aperitivos y agua.

Equipo vital

Los asistentes a un festival ven solo la mitad del equipo necesario para ponerlo en marcha. Las estructuras del escenario, tiendas de campaña donde se venden comidas y pórticos son partes importantes de un gran evento musical al aire libre, pero todo lo que hay detrás de la puesta en marcha garantiza el buen funcionamiento del mismo.

Un elemento fundamental es una tienda de campaña para primeros auxilios provista con material médico básico donde el equipo paramédico y los voluntarios puedan atender a personas con lesiones leves, como deshidratación y pequeñas molestias que no precisen de traslado al hospital.

Las zonas donde se celebran los festivales suelen tener pocos o ningún acceso a las redes de suministro eléctrico. Incluso cuando se cuenta con acceso a las redes de suministro común, el voltaje no es el suficiente para los sistemas de alumbrado y sonido que forman parte de un evento de tal envergadura, por lo tanto el uso de generadores portátiles son comunes en tales eventos.

Arriendo de generadores le permite disfrutar de los espectáculos, encontrar el camino en la oscuridad, disfrutar de bebidas frías y comida caliente entre otras cosas.

Es conveniente que haya una instalación general así como de generadores individuales en las zonas exteriores como la tienda para la prensa y zona de comidas.